Orçamentos e propostas

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A proposta de serviços[edit | edit source]

Uma proposta de serviços, seja de tradução, interpretação, legendagem,o que for, é o documento no qual apresentamos formalmente ao cliente os termos e condições para a prestação de nossos serviços. Idealmente simples e enxuta, a proposta resulta de uma análise o mais completa possível de todas as atividades necessárias para a conclusão do serviço.

Em linhas gerais, a proposta resulta de diversos processos: uma conversa inicial com o cliente, recepção e análise do material com que trabalharemos, a definição dos recursos que serão usados, formato da entrega do serviço, definição do tempo necessário para o serviço, definição do preço do projeto e dos termos de pagamento.

Cada uma dessas etapas envolve uma série de atividades mais ou menos complexas. É importante observar que, mesmo sem nos darmos conta, sempre fazemos essas análises antes de começar qualquer serviço, até mesmo de forma inconsciente. Formalizar essa análise num documento, além de nos ajudar a deixar claro para o cliente o trabalho envolvido no serviço, também serve como instrumento de organização e planejamento para nós.

A conversa inicial com o cliente[edit | edit source]

O primeiro contato com o cliente pertence ao âmbito maior dos processos de comunicação envolvidos no projeto. A comunicação com o cliente tem uma importância cabal para todas as etapas e essa primeira conversa pode definir tudo o mais que se seguirá.

Provavelmente, essa conversa ocorre após uma solicitação inicial do cliente para a realização do serviço. Em geral, pela maneira como essa solicitação é feita, já nos é possível saber se o cliente tem ou não alguma noção do trabalho envolvido. Em geral, editoras e agências são clientes com conhecimento de causa e já incluem na solicitação uma série de perguntas sobre a disponibilidade e capacidade do tradutor para a realização do serviço. O mesmo vale para empresas de sonorização acostumadas a mediar a contratação de intérpretes, por exemplo.

Quando o cliente não é da área, a abordagem costuma ser bem mais genérica e cabe ao profissional esclarecer o maior número de detalhes possíveis necessários para a apresentação da proposta. No caso da tradução, alguns dos pontos mais comuns a serem esclarecidos são:

  • Os documentos estão finalizados e disponíveis para avaliação?
  • O cliente tem uma necessidade específica de prazo para a conclusão do serviço?
  • Existem exigências técnicas específicas de formato e de uso de ferramentas?
  • Existe algum material de referência disponível?

Cada uma dessas questões pode levar a umas tantas outras.

Com base nessa conversa inicial, já é possível avaliar a viabilidade do projeto ou se é o caso de informar o cliente que não temos como atender as condições do pedido.

Caso o projeto seja considerado viável pelo profissional, a etapa seguinte é a avaliação cuidadosa do material a ser traduzido. Só depois dessa análise é que poderemos definir os dois fatores principais para que o cliente decida: preço e prazo.

Também é fundamental que, além do material de trabalho para avaliação, o cliente nos informe seus dados de contato e de faturamento. Especialmente no caso de um cliente novo, é aconselhável reunir e incluir na proposta as informações de contato e os dados para a cobrança, como endereço e CNPJ da empresa. Não é nenhuma garantia, mas é um modo de formalizar ainda mais o contrato para que o cliente assuma o compromisso de pagamento no mesmo momento em que estamos assumindo o compromisso de realizar o trabalho.

É possível já especificar no próprio orçamento as condições de pagamento, por exemplo, 3/10/30 dias após a entrega do serviço ou emissão da nota fiscal ou fatura.

Avaliação dos requisitos para execução do projeto[edit | edit source]

A regra de ouro para qualquer serviço de tradução é nunca assumir qualquer compromisso sem antes ter uma ideia clara do trabalho. Principalmente se for um cliente novo, com uma solicitação de algo que você não está habituado a fazer.

Sem uma análise cuidadosa do original e de seus requisitos, é impossível estimar qualquer preço com alguma precisão e ainda mais difícil estimar quanto tempo precisaremos para concluir o serviço. Por isso, um item fundamental da conversa inicial com o cliente é solicitar o original a ser traduzido para podermos analisá-lo. Caso esse original completo ainda não exista, que o cliente envie uma amostra. Caso também não seja possível enviar uma amostra, que envie algum material similar. Se nem isso for possível, ou dizemos que não podemos aceitar o serviço sem analisá-lo, ou então, com base em nossa experiência prévia, mencionamos que o serviço poderá custar X e levar Y dias para ficar pronto, mas que isso é uma estimativa grosseira que só poderá ser confirmada ou modificada quando o material estiver disponível. De qualquer maneira, a regra se mantém para as amostras. Se o cliente envia três páginas de um livro de 200, o mais seguro é dar o preço e o prazo para aquelas três páginas e deixar que ele faça a projeção para o total do livro por sua conta e risco; do lado do tradutor, só é possível confirmar alguma coisa após examinar o material completo.

Um cliente que nos pede preço e prazo sem mostrar o material a ser traduzido é como alguém que vai ao dentista e se recusa a abrir a boca. Essa situação só se justifica em serviços de clientes já conhecidos e que conhecem o perfil do tradutor que está buscando. Em projetos de tradução de agências, é comum o gerente de projeto já ter feito a avaliação do original e dispor das informações para passar ao tradutor. Mas, em qualquer dessas situações, a análise do original é feita e o tradutor tem acesso às informações mais relevantes de volume, prazo, ferramentas e preço.

A análise do projeto inclui os seguintes aspectos, entre outros possíveis e/ou imprevisíveis:

  • Avaliação do volume: em palavras, laudas, caracteres, horas, ou qualquer outra unidade mensurável — muitas vezes com o uso de ferramentas específicas de contagem.
  • Avaliação da complexidade: familiaridade com o assunto, estilo do original, qualidade do texto original.
  • Exigências específicas: uso de glossários ou memória de tradução do cliente, exigência de usa de ferramentas específicas.
  • Formato do original: texto corrido, planilhas, apresentações de PowerPoint, PDFs, impressos em papel, outros. Cada formato implica necessidades diferentes de usos de ferramentas e de tempo de preparação para poder ser traduzido.

Cada tipo de serviço tem suas próprias necessidades e métodos de análise específicos. Orçamentos para interpretação envolvem cálculos às vezes bem complicados de quantidade de intérpretes, número de cabines e pares de idiomas, de diárias e horas extras. Orçamentos para serviços audiovisuais igualmente precisam levar em consideração outras tantas variáveis. Mas, em nenhum caso, se pode prescindir de informações as mais detalhadas possíveis sobre a natureza do trabalho envolvido para que se possa fazer qualquer proposta e, ainda mais importante, qualquer planejamento.

O interessante é que, mesmo quando não formalizamos essa informações num documento, fazemos todas essas avaliações de maneira mais ou menos consciente sempre que estamos diante de um serviço potencial, nem que seja a tradução de uma pequena frase que nos enviem por e-mail. A formalização numa proposta nos ajuda a deixar as condições mais claras, em primeiro lugar, para nós mesmos.

Ferramentas de contagem de palavras[edit | edit source]

No caso específico da tradução de textos, a avaliação do volume pode ser feita de forma bastante objetiva, usando-se a contagem de palavras e caracteres do próprio Word ou, em caso de projetos mais complexos, usando-se os recursos de contagem dos aplicativos de tradução baseados em memória de tradução, que, além da contagem de palavras e caracteres, nos mostram o volume de texto repetido por arquivo do projeto, além de uma consolidação do volume total.

Além disso, existem algumas outras ferramentas de contagem de palavras e caracteres, gratuitas ou pagas, disponíveis pela Internet, mas dificilmente alguma delas é tão completa quanto aos recursos oferecidos pelas análises das CAT tools.

(Na página Avaliação, orçamento e proposta: roteiro, criei uma ampla lista com as diversas etapas do processo para a criação da proposta. Essa lista serviu de base para uma aula online sobre o assunto. Destill, 14 de dezembro de 2019)